System Obsługi Supermarketu MAGNAT to nowoczesny i sprawdzony program do zarządzania dowolnej wielkości sklepem. Wykorzystanie najnowszych technologii informatycznych, gwarantuje bezawaryjną pracę sklepu w pełnym zakresie jego funkcjonowania. Poprzez system operacyjny Linux, nieograniczone możliwości rozwoju programu, aż po zapewnienie kompleksowych usług na najwyższym poziomie, dajemy właścicielom sklepów poczucie bezpieczeństwa.

Wśród wielu zalet programu szczególną uwagę należy zwrócić na jego funkcjonalność. Ten sam system może zostać dowolnie skonfigurowany w różnych placówkach, co pozwala znakomicie go dostosować do zmieniających się potrzeb klientów.

Oprogramowanie MAGNAT wykorzystują tak pojedyncze placówki handlowe, jak i duże sieci sklepów posiadające własne hurtownie i centra dystrybucyjne. Należy także podkreślić fakt, że program współpracuje w pełnym zakresie z większością urządzeń przeznaczonych do pracy w sklepach.

System Obsługi Supermarketu MAGNAT powstał, aby usprawnić i ułatwić pracę sklepów. Program prowadzi pełne rozliczenie ilościowo-wartościowe, a także gwarantuje wydajną pomoc w zarządzaniu placówką handlową. Charakteryzuje się bardzo dużą szybkością działania, stabilnością, wysokim bezpieczeństwem użytkowania oraz automatyzacją pracy.

Opis funkcjonalny systemu

System MAGNAT powstał w oparciu o analizę specyficznych problemów sklepu, wynikających z:

• konieczności utrzymania kontroli nad szybkim przepływem dużej ilości towarów,
• zmian w popycie (rotacja),
• mało wydajnych systemów kasowych, nieprzystosowanych do obsługi większej liczby kas
• braku dokładnych informacji o sprzedaży poszczególnych towarów,
• długich i żmudnych inwentaryzacji,
• braku pewnego zabezpieczenia danych firmy i ograniczeń pracowników w dostępie do nich,
• kłopotami związanymi ze sprawnym zarządzaniem rozwijającą się firmą (np. związanych z otwieraniem nowych oddziałów firmy),
• braku dobrego, szybko działającego serwisu,
• konkurencji innych sklepów.

Zarządzanie asortymentem

System MAGNAT pozwala na ciągły dostęp do informacji pomagających w zarządzaniu asortymentem. Można więc uzyskać informacje o:

• liczbie i wartości znajdujących się w sklepie towarów,
• wysokości założonej i zrealizowanej marży,
• wielkości zysku,
• kontroli przecen,
• wysokości strat,
• wielkości ubytków,
• wynikach prowadzonych właśnie promocji czy wyprzedaży,
• rotacji towarów.

Wszystkie te dane, znane są zarówno w odniesieniu do pojedynczych towarów, ich grup oraz całego asortymentu. Dzięki temu określają ich udział w kształtowaniu całkowitego obrotu sklepu. Informacje te i wynikające z nich konsekwencje wykorzystywane są do podejmowania strategicznych decyzji dotyczących kierunków dalszego rozwoju firmy. Tworzone automatycznie, przez system MAGNAT, rejestry między innymi zobowiązań, należności, płatności, kompensat i rozliczeń z bankami, pozwalają na ciągły wgląd w stan finansów firmy. W przypadku zastosowania rozliczenia ilościowo – wartościowego w sieci sklepów, możliwe staje się globalne zarządzanie wszystkimi oddziałami, poprzez:

• sprawowanie pełnej kontroli finansowej,
• utrzymywanie jednolitego asortymentu,
• prowadzenie wspólnych rozliczeń z kontrahentami,
• wspólnych zamówień i dostaw, ustalanie zróżnicowanych, lokalnych marż, przy zachowaniu stałej marży ogólnej, itp.

Pełne rozliczenie ilościowo – wartościowe podnosi efektywność stosowania kart stałego klienta. Mogą one być honorowane we wszystkich placówkach, przy zachowaniu pełnej kontroli nad poziomem udzielonego rabatu. Może on być powiązany z wartością zakupów dokonywanych w całej sieci sklepów. Program zapisuje każdy towar kupiony na kartę rabatową z datą zakupu i klientem. Pozwala to stworzyć indywidualne oferty dla poszczególnych klientów. Wysokość rabatu może być uzależniona od kwoty zakupu.

Jedną z opcji, którą oferuje MAGNAT, jest możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji w dowolnym momencie (przy zachowaniu wszystkich prawideł przeprowadzania inwentaryzacji). To z kolei pozwala sprawdzać stany faktyczne towarów z dokumentami przychodu i rozchodu tak często jak jest to konieczne.

Pomoc w zarządzaniu

System MAGNAT stanowi potężne narzędzie realizacji podstawowych celów każdego sklepu tj. osiągania maksymalnego poziomu rentowności, zysku i obrotu.

Podstawowymi narzędziami informującymi o kondycji placówki handlowej są:

• Raport sklepu
• Obrót sklepu (w jego skład wchodzi: rejestr zakupów, rejestr sprzedaży i raport obrotu).
• Raport rotacji

Obrót służy do wyciągnięcia z bazy bardziej szczegółowych danych. Możemy uzyskać osobno informacje o:

• sprzedaży na faktury VAT,
• sprzedaży na paragony,
• zakupach,
• raport sumaryczny.

Ponieważ raport sumaryczny podaje marżę wartościową, uzyskujemy natychmiast informację o dochodach bądź stratach sklepu.

Specyfika działalności sklepu wymaga od systemu MAGNAT stabilnej, wydajnej i nieprzerwanej pracy. Z drugiej strony złożone analizy marketingowe i finansowe wymagają przetwarzania ogromnej ilości danych. Aby analizy te nie wpływały negatywnie na pracę sklepu, opracowana została technologia replikacji danych. Oznacza to powielanie danych z programu do innych baz danych (Oracle, PostgreSQL). Bazy te charakteryzują się otwartą architekturą umożliwiającą tworzenie dowolnie złożonych zapytań w języku SQL, a tym samym uzyskiwanie nawet bardzo skomplikowanych zestawień.

System MAGNAT ma również automatyczne raporty wyszukujące według pożądanych danych. Oto niektóre z nich.

Sporządzana przez system lista towarów do zamówienia uwzględnia:

• dane o poziomie sprzedaży poszczególnych towarów oraz ich grup,
• minimalnych ilościach na magazynie,
• czasie potrzebnym do realizacji zamówienia.Można także uzyskać listę dostawców wraz z udzielanymi przez nich rabatami.

Po przeanalizowaniu danych wynikających z powyższych dwóch zestawień, możemy zaplanować optymalną wielkość zapasu, a co za tym idzie – redukcję kosztów składowania. Program zabezpiecza zarówno przed sytuacją posiadania zbyt dużego zapasu, jak również daje możliwość zbudowania “zapasu bezpieczeństwa”. Eliminuje to ewentualne straty wynikłe z braki jakiegoś towaru w bieżącej sprzedaży.

System generuje listę dłużników, co pozwala na pełną kontrolę terminowości wpłat na konto firmy. Lista płatności wobec dostawców pomoże (wraz z listą dłużników) zaplanować politykę finansową firmy.

Wśród wielu danych, system MAGNAT, przechowuje także informacje o terminach przydatności do spożycia i korzysta z nich tworząc listy towarów zagrożonych przeterminowaniem. Wszelkie zaplanowane zmiany dotyczące zmiany cen towarów, a wynikające z ich uszkodzenia czy zbliżania się ich końca przydatności do spożycia, mogą być realizowane za pomocą operacji Przeceny. Możemy przeprowadzić taką operację na cenach w trybie natychmiastowym lub dopiero po jakimś czasie (mamy wtedy do czynienia z przeceną zawieszoną).

System MAGNAT, dzięki wysoko przetworzonym i w każdej chwili dostępnym informacjom (zwłaszcza dotyczącym grup towarów wykazujących znaczną rotację), stwarza też możliwość takiego kierowania zakupami, które umożliwiałoby pracę sklepu “na koszt dostawców”. Sytuacja taka może zaistnieć wtedy, kiedy czas potrzebny na pełny obrót towarów jest krótszy niż termin płatności.

Moduł malwersacji pozwala rejestrować każde usunięcie towaru z paragonu. Dzięki temu możemy zapobiegać kradzieżom dokonywanym przez pracowników sklepów.

Współpraca z dwoma drukarkami fiskalnymi jednocześnie pozwala uniknąć konieczności zakupu drugiego komputera na stoisko alkoholowe a tym samym obniża koszty.

System MAGNAT posiada specjalny moduł do obsługi prasy i depozytów. Pozwala to w pełni dostosować się do specyficznych wymogów dostawców takich towarów.Posiadany moduł służący do produkcji i rozbioru sprawdza się znakomicie zarówno w sklepach z częściami komputerowymi jak i z mięsem.

Program jest dostosowany do wymogów prawa Unii Europejskiej. Posiada obsługę Euro oraz specyficzny sposób obsługi opakowań zbiorczych.

System MAGNAT stanowi ogromną pomoc w planowaniu, organizacji i rozliczeniu akcji promocyjnych. Ocena wyników pozwala na automatyczne porównanie sprzedaży danego towaru z okresu poprzedzającego akcję, z obrotem osiągniętym w czasie jej trwania. Także dane dotyczące globalnego obrotu w tym okresie dają natychmiast odpowiedź, co do opłacalności promocji. Jest to możliwe zarówno odniesieniu do konkretnego towaru, jak i do całego sklepu.

Dla większych sklepów, posiadających duży asortyment, informacje ukazujące wpływ poszczególnych działań marketingowych na ogólne wyniki finansowe i możliwość zaplanowania cykliczności takich akcji, są niezbędne dla dalszego, efektywnego funkcjonowania firmy.

Uzyskane, za pomocą opcji Marketing, statystyki (dzienne, miesięczne i inne) oraz ich analiza, stanowią podstawę do wytyczenia kierunku rozwoju firmy.

System MAGNAT w założeniu był pisany na wiele platform sprzętowych. W związku z tym jego kod musi być pisany bardzo starannie, bez żadnych niestandardowych rzeczy. Powoduje to bardzo wysoką stabilność systemu. Nie grozi mu to, że po zainstalowaniu poprawek do systemu operacyjnego przestanie działać. Ponieważ pracuje na platformie Linux, nie istnieje problem wirusów komputerowych. Dzięki temu całkowity koszt wdrożenia i użytkowania systemu jest znacznie niższy od systemów pracujących pod kontrolą MS Windows.

Centralne zarządzanie

System MAGNAT wyposażony jest w osobny moduł przeznaczony do zdalnego zarządzania i kontroli pracy sklepu. Moduł ten służy do wielokierunkowej dystrybucji raportów, przyjmowania i wysyłania danych oraz ich analizy. Szybki dostęp do informacji, poprzez zdalne przenoszenie danych do centrali, umożliwia sporządzanie dowolnych analiz, które stają się narzędziem ułatwiającym podejmowanie decyzji dla kierownictwa, działu zaopatrzenia czy działu marketingu.

System Centralnego Zarządzania składa się z dwóch modułów, z których jeden jest centralnym komputerem raportującym, natomiast drugi ma za zadanie zarządzanie kartotekami towarowymi w sklepach. Rozwiązanie takie pozwala na jednoczesne raportowanie pracy sklepów oraz prowadzenie polityki cenowej. W firmach posiadających znaczną liczbę placówek sprzedaży, system ten ma ogromny wpływ na szybkość podejmowania decyzji.

Głównym celem stworzenia systemu raportującego było przeniesienie mechanizmu kontroli ze sklepów do centrali. Ma to istotne znaczenie w procesie zarządzania, gdyż na podstawie analiz porównawczych wszystkich lub wybranych sklepów, jesteśmy w stanie odpowiednio kierować firmą. Wprowadzenie centralnego raportowania pozwała także na znaczne ograniczenie kosztów. Przy jednoczesnym stworzeniu centralnej komórki odpowiedzialnej za pracę sklepów, można zmniejszyć zatrudnienie wyspecjalizowanego personelu kierującego jednostkami handlowymi. W efekcie nie występuje zjawisko samokontroli sklepu. Pozwala to ograniczyć prace personelu związane z rozliczaniem i umożliwia zwiększenie promocji i sprzedaży produktów.

Istotą działania systemu zarządzającego jest stworzenie jednolitej bazy towarowej we wszystkich sklepach. Jest to bezwzględny warunek korzystania z jakichkolwiek raportów i analiz porównawczych. Dlatego odpowiedzialność za tworzenie nowych kartotek towarowych przeniesiona zostaje do centrali.

System raportujący pozwala na stworzenie dowolnych raportów, które mogą pobierać wszelkie dane zapisane w bazach sklepowych, co w rezultacie daje nam możliwość centralnego analizowania choćby informacji o pojedynczych kodach kreskowych. Jest to w efekcie doskonałe narzędzie marketingu i kontroli, pozwalające na pełny wgląd w to, co dzieje się w placówkach sprzedaży. Dzięki dostarczonym przez system informacjom, możemy bardzo szybko podejmować decyzje o ewentualnych promocjach czy zakupach towarów, co w warunkach współczesnego rynku ma bardzo duże znaczenie. Raporty mogą być przedstawione w formie tabelarycznej lub graficznej; użytkownik wybiera najodpowiedniejszy dla siebie sposób wyświetlania danych.

Bezpieczeństwo i redukcja kosztów

Zastosowanie systemu MAGNAT wydatnie wpływa na szeroko rozumiane bezpieczeństwo systemu sprzedaży. Odnosi się to zarówno do stabilności jego działania, jaki i odporności na nieodpowiedzialne działania osób trzecich. Dzięki wprowadzeniu transakcji, system samodzielnie kontroluje poprawność przesyłanych informacji i nie dopuszcza do zapamiętywania danych niepełnych lub uszkodzonych. Eliminuje to możliwość pojawienia się rozbieżności towarowych i finansowych w magazynie.

Wykorzystanie szeregu zabezpieczeń dostępnych w systemie UNIX (prawo dostępu do plików, hasła użytkowników, możliwość automatycznego wykonania kopii zapasowych), ograniczyło także zagrożenie nieuprawnionego dostępu, utraty lub zmiany ważnych i poufnych informacji.

System MAGNAT pozwala też na zabezpieczenia wewnętrznego dostępu do danych. Dzięki wykorzystaniu opcji Pracownicy i Lista uprawnień, możemy precyzyjnie ustawić dostęp do wybranych zbiorów danych dla konkretnych pracowników.

Oparcie systemu MAGNAT na darmowej platformie operacyjnej Linux pozwala wyeliminować koszty związane z zakupem systemu operacyjnego dla całej sieci. Podobne ograniczenie wydatków zapewnia zastosowanie darmowej bazy danych w centrali – PostgreSQL.

Elektroniczna wymiana danych

Jedną z wielu zalet naszego systemu jest otwartość na współpracę z systemami zewnętrznymi. Począwszy od szerokiej gamy programów bankowych, poprzez możliwość połączenia z dowolnym systemem finansowo-księgowym do elektronicznej wymiany danych z systemami hurtowymi stosowanymi na rynku. Rozwiązania takie w dużym stopniu skracają czas konieczny do sprawnego zarządzania placówką handlową.

Moduł elektronicznych zamówień

Jest on podzielony na dwie części do obliczeń i do komunikacji. Taki podział pozwala w prosty sposób dostosować system do potrzeb każdego klienta. Część do obliczeń ma możliwość obliczania ilości na podstawie analizy zawierającej: stan aktualny, stan minimalny, ilość w opakowaniach zbiorczych, czas potrzebny na dostawę,na jaki okres jest robione zamówienie, rotacja towaru i itp.

Towary do zamówienia można dodać segregując według: dostawcy towaru, branży, działu, grupy, kodu kreskowego, pól dodatkowych.

Takie rozwiązanie pozwala dostosować moduł zamówień ściśle do potrzeb klienta, według zaproponowanego przez niego algorytmu. Część do komunikacji pozwala pobrać dane do zamówień i obliczeń:

• z pliku,
• urządzenia zewnętrznego (inwentaryzator),
• innego źródła (cennik z internetu, poczty elektronicznej…).

Po obliczeniach sterownik komunikacyjny pozwala zamówienie:

• wydrukować,
• wysłać faxem bezpośrednio z programu,
• wysłać pocztą elektroniczną,
• zapisać na dysk lub inny nośnik,
• wysłać poprzez stronę WWW.

Moduł zamówień został tak zaprojektowany, aby umożliwiał generowanie zamówień na podstawie dowolnego algorytmu. Pozwala także na przekształcenie zamówienia w dokument PZ z porównaniem ilości i ceny zakupu (na zamówieniu i fakturze lub dowodzie dostawy). Można przez to znacznie skrócić czas przyjęcia towaru. W przypadku korzystania z kolektorów danych sprowadza się to jedynie do fizycznego zweryfikowania ilości towaru, który w sposób elektroniczny został już wprowadzony do systemu i przekształcony w dokument przyjęcia.

Wymiana danych z systemami finansowo-księgowymi

Wychodząc naprzeciw potrzebom naszych klientów dokonujemy także połączeń polegających na wymianie danych z dowolnymi systemami FK. Współpracujemy z popularnymi na rynku systemami w tym m.in. system Symfonia firmy Matrix, system finansowo-księgowy firm Yuma oraz Raks a także z systemami CDN KH, Optima. Dodatkowo w kilkudziesięciu instalacjach w wyniku ścisłej współpracy z właścicielami sklepów dostosowaliśmy nasz program do najchętniej używanych systemów FK w danym rejonie.

Współpraca z systemami bankowymi

System MAGNAT umożliwia także elektroniczną wymianę danych z takimi programami jak Home Banking, Videotel, Multi-Cash w bankach BPH-PBK, Fortis, PeKaO S.A.

Pozostałe informacje o systemie MAGNAT

Informacji o systemie MAGNAT udzieli konsultant pod numerem tel: +44 / 649 58 85 (od pn do pt, w godz. od 8:00 do 16:00)