Krajowy System e-Faktur (KSeF) – krótki przewodnik dla firm

Czym jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna platforma teleinformatyczna prowadzona przez administrację skarbową, służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Faktura ustrukturyzowana:

ma postać elektroniczną,
jest zapisana w określonym schemacie XML,
trafia do obrotu gospodarczego za pośrednictwem KSeF,
otrzymuje unikalny numer identyfikujący nadany przez system.

Celem KSeF jest ujednolicenie fakturowania, zwiększenie automatyzacji procesów księgowych oraz ograniczenie błędów i nadużyć podatkowych.

https://ksef.podatki.gov.pl/

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Zgodnie z aktualnie ogłaszanymi informacjami przez administrację skarbową, obowiązkowe korzystanie z KSeF ma zostać wprowadzone etapami:

od 1 lutego 2026 r. – dla największych podatników
od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników VAT

⚠️ Uwaga
Szczegółowe kryteria (np. progi obrotów, ewentualne wyjątki lub przesunięcia terminów) mogą ulec zmianie. Zaleca się każdorazowe potwierdzenie aktualnych terminów w oficjalnych komunikatach Ministerstwa Finansów.

https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/podstawy-prawne-oraz-kluczowe-terminy

Jak przygotować firmę do KSeF – krok po kroku

Krok 1. Zapoznanie się z zasadami KSeF

Pierwszym etapem przygotowań jest dowiedzenie się:

czym jest faktura ustrukturyzowana,
jakie dane musi zawierać,
jak wygląda proces jej wystawienia i odbioru w KSeF.

Krok 2. Analiza obecnych procesów w firmie

Warto przeanalizować, jak obecnie przebiega:

wystawianie faktur,
obieg dokumentów,
księgowanie i archiwizacja.

Pozwala to określić zakres zmian, jakie będą potrzebne po wdrożeniu KSeF.

Krok 3. Nadanie uprawnień do KSeF – złożenie formularza ZAW-FA

Aby możliwe było korzystanie z KSeF, konieczne jest nadanie uprawnień do systemu. Odbywa się to poprzez złożenie formularza ZAW-FA we właściwym urzędzie skarbowym.

Formularz ZAW-FA umożliwia:

nadanie uprawnień osobom fizycznym (np. pracownikom, księgowym),
nadanie uprawnień systemom informatycznym (np. systemom ERP),
zarządzanie dostępem do wystawiania i odbierania faktur w KSeF.

Złożenie ZAW-FA jest niezbędne, niezależnie od tego, czy firma korzysta z narzędzi udostępnionych przez administrację skarbową, czy z zewnętrznych systemów finansowo-księgowych.

Po uzyskaniu informacji o dostępie do KSeF należy się do niego zalogować wykorzystując środki kwalifikowane- podpis lub profil zaufany (lub pieczęć kwalifikowaną)

Formularz ZAW-FA nie dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych, których właściciele mają dostęp do KSeF natychmiastowy wystarczy posiadać podpis kwalifikowany lub profil zaufany.

Tutaj możesz pobrać formularz ZAW-FE

Rola systemów ERP (Optima, Symfonia) w procesie KSeF

Systemy ERP odgrywają kluczową rolę w obsłudze KSeF, ponieważ:

automatyzują wystawianie faktur w wymaganym formacie,
integrują komunikację z KSeF,
wspierają prawidłowe księgowanie dokumentów,
ograniczają ręczne czynności i ryzyko błędów.

Dla wielu firm integracja ERP z KSeF będzie podstawowym sposobem realizacji nowych obowiązków.
W tym zakresie warto skonsultować się z Działem Handlowym e-mail: biuro@osk.om.pl tel. 44 649 58 85, 695 417 900